Comunicarea organizationala

Mit sau realitate? Sau, altfel spus, cat de importanta este?

Va place fotbalul? Sau aveti macar idee despre ce presupune acest sport? E un sport in echipa.
Activitatile la locul de munca nu sunt cumva tot "sporturi" in echipa? Sa argumentam putin.

Cum crezi ca s-ar descruca o echipa daca n-ar avea antrenor sau ar avea un antrenor care nu le-ar spune celor din echipa ce sa faca, cum sa faca? Si cum crezi ca s-ar descurca aceasta echipa dar cei din cadrul echipei n-ar comunica intre ei?

Consider ca e evidenta contradictia intre o echipa ce are sarcini clar trasate si care are un antrenor ce o supervizeaza si intre o echipa ce nu are antrenor sau il are degeaba si ai carei membri nu comunica intre ei.

Insa o organizatie se poate compara cu o echipa de fotbal? Practic, un club de fotbal este tot o organizatie. Privind organizatia in sens generic, comparatia poate sta usor in picioare de la inceput pana la final.

Revenind insa la subiectul principal, consider ca ar fi foarte utila un studiu asupra organizatiilor. Si sa se precizeze motivele ce stau in spatele succesului, respectiv al esecului organizatiilor. Crezi ca acest aspect privind comunicarea organizationala ar fi in Top 3?

Daca da, de ce? Daca nu, de ce?

Teoria comunicarii (sa stii ce ai de facut, sa ti se comunice obiectivele, asteptarile, sa primesti feedback la orice actiune etc) sustine pe deplin raspunsul afirmativ.

Insa e de ajuns? Cine comunica de fapt? OAMENII.
Aceasta consider ca este cheia comunicarii organizationale. Nu strategii de zeci de pagini, rapoarte, analize si studii. Ci oamenii. Calitatea acestora. Implicarea acestora. Pasiunea acestora. Dorinta de a evolua ei insisi dar si organizatia.

Implementari

Nevoia de a controla intr-un mod total, de a gestiona cat mai flexibil baze de date care cuprind informatiile privind toate activitatile specifice unei organizatii a creat o piata diferita. Diferita atat in ceea ce priveste clientii, cat si cerintele acestora. Si, bineinteles, gradul de diferentiere a fost evident si in ceea ce priveste oferta.


Produsele la care m-am referit practic in primul paragraf sunt platformele software complexe de tip ERP (Enterprise Resource Planning). Sunt centrul de greutate al respectivei piete.


Voi argumenta in continuare cateva aspecte, avand in vedere experienta pe care am inceput sa o capat in cadrul companiei unde lucrez ca urmare a procesului de implementare a unei astfel de platforme software.


Primul aspect, esential si care de fapt reprezinta nucleul dezvoltarii acestor platforme, este reprezentat de faptul ca aceste platforme se bazeaza inca din faza de conceptie pe flexibilitate, pe adaptabilitate la activitatile fiecarui client.


Fiecare noua implementare este diferita de cele anterioare, din simplul fapt ca doua companii nu pot fi identice, indiferent de domeniu.


Se creeaza astfel o relatie in care, pe de o parte, este echipa de responsabili cu implementarea acestei platforme in cadrul companiei client, iar pe de cealalta parte este firma de consultanta (sau un departament special din cadrul producatorului sau vanzatorului platformei), care, prin propria sa echipa dedicata acestui proiect, este receptiva la cererile clientului si le traduce intr-un limbaj specific programatorilor, cei care muleaza practic aplicatia pe cerintele clientului.


Punctele critice, "fierbinti", sunt urmatoarele:

• echipa de management al proiectului sa abordeze corespunzator fiecare etapa a implementarii; un aspect esential il punctez ca fiind comunicarea in interiorul companiei client, comunicarea mesajelor, a obiectivelor intermediare si finale, inclusiv training-ul personalului implicat;
• serviciile de consultanta; acestea trebuie sa functioneze bidirectional (primesc feedback si ofera feedback).

Din punctul meu de vedere, problema cea mai mare este legata de echipa de project management din cadrul companiei client. Pentru ca:

• acele persoane sunt, in general, cei mai buni specialisti din cadrul companiei client pe fiecare domeniu al activitatii, insa nu sunt instruite in prealabil privind skill-urile de project management si se arde aceasta etapa de acumulare a unor concepte esentiale.
• echipa de project management nu e echilibrata prin cooptarea unor specialisti in resurse umane si in project management. E o echipa prea tehnica, prea rigida.
• in cazul experientei pe care am avut-o pana acum privind acest proces de implementare, optica a fost gresita de la inceput si s-a mizat pe faptul ca serviciile de consultanta inglobeaza si astfel de servicii specifice de consultanta de project management, ceea ce nu este adevarat. Serviciile de consultanta vizeaza doar optimizarea feedback-ului reciproc si implementarea cerintelor, implementare care in ultima faza inseamna programare.
• Se pierde din vedere comunicarea interna in cadrul companiei (de asemenea vorbesc prin prisma experientei acumulate). Nu lipseste partea de instruire privind noile aplicatii care vor functiona in cadrul platformei, ci comunicarea mesajelor organizationale, a viziunii privind implementarea respectivei platforme. Motivele nu sunt prea clar subliniate, avantajele de asemenea si apare o reticenta si o teama in cadrul organizatiei care incetineste lucrurile. Se poate ajunge inclusiv la ideea nociva cum ca noua platforma software va "fura" job-urile multora. Se acorda prea multa importantei problemelor tehnice si se neglijeaza comunicarea atat de esentiala in ceea ce priveste functionarea unei organizatii.
• Se ajunge in momente in care cei responsabili cu implementarea sunt ca niste orbi care merg pe intuneric. Din experimente in experimente se ajunge la solutii optime si aici intervin doua aspecte. Primul e pozitiv si asigura o experienta relevanta si consistenta participantilor la proiect, pentru ca invata din mers practic. Al doilea aspect e negativ pentru ca eficienta din punct de vedere al timpului consumat e foarte slaba. Neavand partea aceea de know-how, lucrurile se invata din mers intr-un mod chiar greoi uneori.

De ce consider ca este important ce am scris eu aici? Pentru ca implementarea unei astfel de platforme schimba o organizatie pentru totdeauna. Alt joc, alte reguli.

Si motivul principal privind aceasta implementare il reprezinta faptul ca se doreste atingerea unui nivel superior, maximizarea eficientei, optimizarea activitatilor.

Dar substratul acestei implementari e ca si oamenii trebuie sa fie pregatiti. Atat ca skill-uri pur tehnice, cat si ca viziune. Pentru ca aceasta implementare le schimba viata profesionala intr-un mod ireversibil.